Privacyverklaring ROOV

1. Wie zijn wij?

ROOV wordt ontwikkeld en aangeboden door Augias Corp. NV, een naamloze vennootschap naar Belgisch recht, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0670.959.094, met maatschappelijke zetel te Xavier De Cocklaan 70 bus 2, 9831 Deurle, België (hierna “ROOV”, “wij” of “ons”).

Voor vragen over deze Privacyverklaring of over de verwerking van persoonsgegevens kan u contact opnemen via:

E-mail: customercare@roov.app

2. Waarop is deze Privacyverklaring van toepassing?

Deze Privacyverklaring beschrijft hoe ROOV persoonsgegevens verwerkt wanneer ROOV zelf verwerkingsverantwoordelijke is.

Dit is onder meer het geval voor bepaalde verwerkingen in verband met:

• het aanmaken en beheren van gebruikersaccounts;
• authenticatie en toegangsbeveiliging;
• het gebruik en de beveiliging van ROOV Business en ROOV Budget;
• klantenondersteuning en communicatie;
• contract-, klanten- en facturatiebeheer;
• de publieke website van ROOV, waaronder www.roov.app;
• beveiliging, logging en fraudepreventie;
• analyse, ontwikkeling en verbetering van de ROOV-diensten;
• bepaalde gereglementeerde financiële diensten;
• marketing en commerciële communicatie; en
• de naleving van wettelijke en reglementaire verplichtingen van ROOV.

Klanten van ROOV kunnen de ROOV-diensten daarnaast gebruiken om persoonsgegevens te verwerken waarvoor de Klant zelf verwerkingsverantwoordelijke is en ROOV uitsluitend als verwerker optreedt.

Dit is bijvoorbeeld doorgaans het geval voor persoonsgegevens die deel uitmaken van cliëntendossiers die een Klant via ROOV Business beheert.

Voor dergelijke verwerkingen bepaalt de Klant waarom en op welke rechtsgrond de persoonsgegevens worden verwerkt. De privacy-informatie van de betrokken Klant is daarop van toepassing. De verhouding tussen ROOV en de Klant wordt voor dergelijke verwerkingen geregeld in een afzonderlijke Verwerkersovereenkomst.

3. Welke persoonsgegevens verwerkt ROOV als verwerkingsverantwoordelijke?

Afhankelijk van uw relatie met ROOV en de diensten die u gebruikt, kan ROOV onder meer de volgende persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke verwerken.

Identificatie- en contactgegevens, zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en professionele contactgegevens.

Accountgegevens, zoals uw gebruikersidentificatie, organisatie, rol, toegangsrechten en informatie over uw Account.

Authenticatie- en beveiligingsgegevens, zoals informatie over aanmeldingen, authenticatiemethoden, multi-factor-authenticatie, beveiligingsgebeurtenissen en pogingen tot ongeoorloofde toegang.

Technische en gebruiksgegevens, zoals IP-adres, datum en tijdstip van toegang, browser- en toestelinformatie, gebruikte functionaliteiten, uitgevoerde acties en technische loggegevens.

Professionele gegevens, zoals de organisatie waarvoor u werkt, uw functie, uw professionele rol en uw relatie met een Klant.

Communicatie- en supportgegevens, zoals e-mails, supportaanvragen, meldingen en andere communicatie met ROOV.

Contractuele en administratieve gegevens, zoals gegevens met betrekking tot een overeenkomst, abonnement, factuur, betaling of commerciële relatie met ROOV.

Marketinggegevens, zoals contactgegevens, marketingvoorkeuren, informatie over eerdere communicatie en interacties met nieuwsbrieven, evenementen of andere commerciële communicatie.

Website- en analytische gegevens, zoals informatie over uw bezoek aan onze Website en, waar van toepassing, gegevens die via cookies of vergelijkbare technologieën worden verzameld.

Wanneer u zelf gebruikmaakt van een gereglementeerde financiële dienst van ROOV, kan ROOV daarnaast financiële gegevens verwerken, zoals rekeningidentificatiegegevens, rekeninginformatie en transactiegegevens, voor zover dit noodzakelijk is voor de betrokken dienst.

4. Van waar ontvangen wij persoonsgegevens?

ROOV kan persoonsgegevens verkrijgen:

• rechtstreeks van u;
• van een Klant die voor u een Account aanmaakt, u uitnodigt of u toegang verleent;
• van uw werkgever of organisatie;
• automatisch wanneer u de ROOV-diensten of Website gebruikt;
• via authenticatie-, beveiligings- of andere technische systemen;
• van dienstverleners die ROOV ondersteunen bij het aanbieden van haar diensten;
• via marketing-, communicatie- en analytische toepassingen; en
• waar van toepassing, van financiële instellingen of andere gegevensbronnen waarmee u rechtsgeldig een verbinding maakt.

Wanneer persoonsgegevens niet rechtstreeks van u worden verkregen, verwerken wij deze alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

5. Waarom verwerken wij persoonsgegevens en op welke rechtsgrond?

ROOV verwerkt persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke uitsluitend voor welbepaalde doeleinden en wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

 

Wanneer een verwerking gebaseerd is op het gerechtvaardigd belang van ROOV, beoordelen wij of onze belangen opwegen tegen uw belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden.

Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, kan u die toestemming steeds intrekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

6. Welke gegevens zijn noodzakelijk?

Bepaalde persoonsgegevens zijn noodzakelijk om ROOV te kunnen gebruiken.

Zo zijn bepaalde identificatie-, contact- en authenticatiegegevens noodzakelijk om een Account aan te maken, een Gebruiker te identificeren en toegang tot ROOV te beveiligen.

Wanneer u dergelijke noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kan het zijn dat wij geen Account kunnen aanmaken of bepaalde ROOV-diensten niet beschikbaar kunnen stellen.

Andere persoonsgegevens zijn facultatief. Waar relevant wordt dit bij het verzamelen van de gegevens aangegeven.

7. Persoonsgegevens die door een Klant worden beheerd

Een Klant kan via ROOV persoonsgegevens beheren over cliënten, beschermde personen, klanten of andere betrokken personen.

ROOV verwerkt dergelijke gegevens doorgaans uitsluitend namens en op instructie van de Klant. Voor die verwerking is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en ROOV verwerker.

De Klant is dan onder meer verantwoordelijk voor het doel en de rechtsgrond van de verwerking, het bepalen wie toegang krijgt tot de gegevens, het verstrekken van de vereiste privacy-informatie en de behandeling van verzoeken van betrokkenen.

Wanneer een betrokkene rechtstreeks aan ROOV verzoekt om persoonsgegevens in een dergelijk dossier in te kijken, te verbeteren, te verwijderen, te beperken of anderszins een recht uit te oefenen, zal ROOV dit verzoek in beginsel doorverwijzen naar of behandelen in overleg met de betrokken Klant, aangezien die Klant voor deze verwerking verwerkingsverantwoordelijke is.

8. ROOV Budget

Via ROOV Budget kan een Gebruiker informatie raadplegen die via een Klant beschikbaar wordt gesteld en informatie, financiële gegevens of documenten met een Klant delen.

Wanneer u gegevens via ROOV Budget met een Klant deelt, kunnen deze gegevens deel gaan uitmaken van het dossier of de administratie die door die Klant wordt beheerd.

Voor zover de Klant vervolgens bepaalt waarom deze gegevens worden verwerkt, is de Klant voor die verwerking verwerkingsverantwoordelijke.

Het beëindigen van uw Account, uw toegang tot ROOV Budget of een bepaalde gegevenskoppeling betekent daarom niet automatisch dat informatie die voordien met een Klant werd gedeeld uit het dossier of de administratie van die Klant wordt verwijderd.

Voor vragen over de verdere verwerking of bewaring van dergelijke gegevens kan u contact opnemen met de betrokken Klant.

9. Bankgegevens en gereglementeerde financiële diensten

Bepaalde ROOV-diensten kunnen toelaten om informatie over betaalrekeningen op te vragen bij financiële instellingen.

Wanneer ROOV zelf een gereglementeerde rekeninginformatiedienst levert, verwerkt ROOV de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om die dienst uit te voeren en om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen die op ROOV van toepassing zijn.

Dit kan onder meer betrekking hebben op:

• rekeningidentificatiegegevens;
• informatie over rekeninghouders;
• saldi;
• transacties; en
• andere informatie die door de betrokken financiële instelling via de toegestane verbinding beschikbaar wordt gesteld.

Toegang tot een betaalrekening gebeurt uitsluitend nadat de daarvoor vereiste stappen overeenkomstig de toepasselijke regelgeving zijn doorlopen.

De Algemene Gebruiksvoorwaarden en deze Privacyverklaring vormen op zichzelf geen toestemming om toegang te krijgen tot een betaalrekening.

Voor bepaalde gereglementeerde financiële diensten kan ROOV bijkomende specifieke informatie verstrekken over de betrokken verwerking.

10. Artificiële intelligentie en productontwikkeling

ROOV kan persoonsgegevens waarvoor ROOV zelf verwerkingsverantwoordelijke is gebruiken voor analyse, productontwikkeling en het ontwikkelen, testen, trainen, evalueren en verbeteren van interne algoritmen en AI-modellen.

Dit kan onder meer gebeuren om:

• bestaande functionaliteiten te verbeteren;
• de nauwkeurigheid van geautomatiseerde resultaten te verhogen;
• nieuwe functionaliteiten te ontwikkelen;
• fouten en afwijkingen te identificeren;
• de gebruiksvriendelijkheid en prestaties van ROOV te verbeteren; en
• de veiligheid en betrouwbaarheid van de ROOV-diensten te verhogen.

ROOV beperkt de persoonsgegevens die voor deze doeleinden worden gebruikt tot wat redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betrokken doel. Waar mogelijk worden persoonsgegevens geaggregeerd, gepseudonimiseerd of geanonimiseerd.

De bewaartermijn van gegevens die voor ontwikkeling, analyse of training worden gebruikt, hangt af van onder meer het betrokken ontwikkelingsdoel, de aard van de gegevens, de levenscyclus van het model of de functionaliteit en de noodzaak om resultaten te testen, valideren of reproduceren. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor deze doeleinden.

ROOV neemt momenteel geen beslissingen die uitsluitend gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking en die voor een persoon rechtsgevolgen hebben of die persoon anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Indien ROOV in de toekomst dergelijke besluitvorming zou toepassen, zal ROOV de betrokken personen hierover informeren overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

11. Website, analytics en cookies

Wanneer u onze Website bezoekt, kan ROOV bepaalde technische en analytische gegevens verwerken om de Website beschikbaar te stellen, te beveiligen en het gebruik ervan te analyseren.

Voor zover het gebruik van cookies of vergelijkbare technologieën volgens de toepasselijke wetgeving toestemming vereist, worden deze technologieën pas gebruikt nadat de vereiste toestemming werd verkregen.

Meer informatie over de gebruikte cookies en vergelijkbare technologieën, hun doeleinden, leveranciers en bewaartermijnen vindt u in onze afzonderlijke Cookieverklaring.

12. Direct marketing

ROOV kan persoonsgegevens gebruiken om bestaande en potentiële Klanten, Professionele Gebruikers en andere relevante professionele contacten te informeren over haar diensten, nieuwe functionaliteiten, evenementen, opleidingen en andere relevante ontwikkelingen.

Dit gebeurt uitsluitend wanneer hiervoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Waar wettelijk vereist, vragen wij vooraf uw toestemming. In andere gevallen kan ROOV direct marketing baseren op haar gerechtvaardigd belang, voor zover de toepasselijke wetgeving dit toelaat.

U kan zich op elk moment afmelden voor elektronische marketingcommunicatie via de afmeldmogelijkheid in het betrokken bericht of door contact met ons op te nemen via customercare@roov.app.

Wanneer u bezwaar maakt tegen direct marketing, gebruiken wij uw persoonsgegevens niet langer voor dat doel. Beperkte gegevens kunnen wel worden bewaard om ervoor te zorgen dat uw afmelding of bezwaar blijvend wordt gerespecteerd.

13. Met wie delen wij persoonsgegevens?

ROOV kan persoonsgegevens waarvoor zij verwerkingsverantwoordelijke is delen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor de betrokken verwerking.

Dit kan onder meer gaan om:

• medewerkers en aangestelden van ROOV die de gegevens nodig hebben voor hun functie;
• hosting- en infrastructuurleveranciers;
• leveranciers van authenticatie- en beveiligingsdiensten;
• communicatie-, marketing-, analyse- en klantenondersteuningsleveranciers;
• facturatie-, boekhoud- en betalingsdienstverleners;
• IT- en softwareleveranciers;
• professionele adviseurs, zoals advocaten, accountants en auditors;
• financiële instellingen of financiële infrastructuur wanneer dit noodzakelijk is voor een gebruikte financiële dienst; en
• overheidsinstanties, toezichthouders, rechtbanken of andere bevoegde instanties wanneer ROOV wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken.

Wanneer een derde persoonsgegevens namens ROOV verwerkt, maakt ROOV waar vereist passende contractuele afspraken inzake gegevensbescherming.

14. Worden persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?

Sommige dienstverleners van ROOV kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”).

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land buiten de EER, gebeurt dit uitsluitend wanneer daarvoor een geldige doorgiftegrond bestaat overeenkomstig de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving.

ROOV kan daarbij onder meer gebruikmaken van:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen; of
• een andere wettelijk toegestane doorgiftegrond.

Waar noodzakelijk nemen wij bijkomende maatregelen om een passend beschermingsniveau te waarborgen.

U kan via customercare@roov.app meer informatie vragen over de toepasselijke waarborgen en, waar van toepassing, hoe u hiervan een kopie kan verkrijgen.

15. Hoe lang bewaart ROOV persoonsgegevens?

ROOV bewaart persoonsgegevens waarvoor zij verwerkingsverantwoordelijke is niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of gerechtvaardigd is.

In beginsel gelden de volgende bewaartermijnen en criteria:

• Account-, gebruiks-, beveiligings- en supportgegevens worden bewaard zolang het Account of de betrokken relatie actief is en daarna in beginsel maximaal drie (3) jaar. Gegevens die noodzakelijk zijn voor het onderzoek van fraude, beveiligingsincidenten, klachten, geschillen of rechtsvorderingen kunnen langer worden bewaard zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is.
• Contractuele, administratieve, facturatie- en boekhoudkundige gegevens worden bewaard gedurende de betrokken relatie en vervolgens gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen, die in bepaalde gevallen tot tien (10) jaar kunnen bedragen.
• Marketing- en prospectgegevens worden bewaard zolang er een relevante commerciële relatie of interactie bestaat en daarna in beginsel maximaal drie (3) jaar, tenzij u eerder bezwaar maakt of uw toestemming intrekt. Beperkte gegevens kunnen langer worden bewaard voor zover dit noodzakelijk is om een afmelding of bezwaar blijvend te respecteren.
• Gegevens die worden gebruikt voor interne analyse, productontwikkeling en het ontwikkelen, testen, trainen of evalueren van interne algoritmen of AI-modellen worden bewaard zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betrokken doel. Daarbij houdt ROOV onder meer rekening met de aard van de gegevens, het ontwikkelings- of trainingsdoel, de levenscyclus van de betrokken functionaliteit of het model en de noodzaak om resultaten te kunnen testen, valideren of reproduceren.

Wanneer ROOV uitsluitend als verwerker voor een Klant optreedt, worden de toepasselijke bewaartermijnen bepaald door de Klant en de afspraken tussen ROOV en die Klant.

16. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

ROOV neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging, beschadiging of ongeoorloofde toegang.

Afhankelijk van de betrokken verwerking omvatten deze maatregelen onder meer:

• toegangscontrole;
• persoonlijke gebruikersaccounts;
• sterke authenticatiemaatregelen;
• multi-factor-authenticatie;
• encryptie;
• logging en monitoring;
• back-ups;
• beveiligings- en incidentprocedures; en
• organisatorische maatregelen inzake gegevensbescherming en informatiebeveiliging.

17. Welke rechten heeft u?

Wanneer ROOV verwerkingsverantwoordelijke is voor uw persoonsgegevens, heeft u, voor zover de toepasselijke wetgeving dit voorziet, onder meer het recht om:

• informatie te ontvangen over de verwerking van uw persoonsgegevens;
• toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens;
• onjuiste persoonsgegevens te laten verbeteren;
• onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen;
• persoonsgegevens te laten wissen;
• bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
• uw persoonsgegevens in bepaalde gevallen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen;
• een gegeven toestemming in te trekken; en
• de toepasselijke rechten met betrekking tot uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming uit te oefenen.

Deze rechten zijn niet absoluut. Afhankelijk van de betrokken verwerking en omstandigheden kunnen wettelijke uitzonderingen of beperkingen gelden.

18. Recht van bezwaar

Wanneer ROOV persoonsgegevens verwerkt op basis van haar gerechtvaardigd belang, kan u om redenen die verband houden met uw specifieke situatie bezwaar maken tegen deze verwerking.

ROOV zal de betrokken persoonsgegevens dan niet langer voor dat doel verwerken, tenzij ROOV dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketing, kan u daar op elk moment bezwaar tegen maken. Na een dergelijk bezwaar worden uw persoonsgegevens niet langer voor direct marketing gebruikt.

19. Hoe oefent u uw rechten uit?

Wanneer ROOV verwerkingsverantwoordelijke is voor de betrokken verwerking, kan u een verzoek sturen naar:

customercare@roov.app

Wij kunnen bijkomende informatie vragen wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is om uw identiteit te verifiëren en persoonsgegevens tegen ongeoorloofde toegang te beschermen.

Wanneer uw verzoek betrekking heeft op persoonsgegevens waarvoor een Klant verwerkingsverantwoordelijke is en ROOV uitsluitend als verwerker optreedt, is die Klant verantwoordelijk voor de behandeling van uw verzoek. ROOV beslist in dat geval niet zelfstandig over de inzage, verbetering, verwijdering, beperking of andere verwerking van de betrokken persoonsgegevens.

Wij kunnen uw verzoek in dat geval doorsturen naar de betrokken Klant of u vragen om rechtstreeks contact met die Klant op te nemen. ROOV zal voor de verdere behandeling van dergelijke verzoeken handelen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en de rechtsgeldige instructies van de betrokken Klant.

Wanneer een betrokkene onder een wettelijke, gerechtelijke of andere beschermingsmaatregel valt, hangt de wijze waarop hij of zij privacyrechten kan uitoefenen af van de aard en omvang van die beschermingsmaatregel. Waar de toepasselijke wetgeving dit voorziet, kunnen deze rechten worden uitgeoefend door of met bijstand van een bevoegde ouder, voogd, bewindvoerder of andere wettelijke vertegenwoordiger.

ROOV kan redelijke informatie of bewijsstukken vragen om na te gaan of de betrokkene een verzoek zelfstandig kan uitoefenen of dat een vertegenwoordiger bevoegd is om namens de betrokkene op te treden. Het bestaan van een beschermingsmaatregel betekent niet automatisch dat de betrokkene zijn of haar privacyrechten niet zelf kan uitoefenen.

Een verzoek tot verwijdering leidt niet automatisch tot verwijdering van persoonsgegevens. Het recht op gegevenswissing geldt alleen onder de voorwaarden en binnen de grenzen van de toepasselijke wetgeving. Wanneer de betrokken persoonsgegevens worden verwerkt onder verantwoordelijkheid van een Klant, beoordeelt die Klant het verzoek als verwerkingsverantwoordelijke.

20. Functionaris voor gegevensbescherming

ROOV heeft een functionaris voor gegevensbescherming (“DPO”) aangesteld.

Voor vragen over gegevensbescherming of om contact op te nemen met de DPO kan u gebruikmaken van:

E-mail: customercare@roov.app

Berichten die voor de DPO bestemd zijn, worden intern aan de DPO bezorgd.

21. Klacht bij een toezichthoudende autoriteit

Indien u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet overeenkomstig de toepasselijke wetgeving worden verwerkt, kan u steeds contact opnemen met ROOV of met onze DPO.

U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit.

In België kan u zich wenden tot de:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

U kan ook een klacht indienen bij een andere bevoegde toezichthoudende autoriteit wanneer de toepasselijke wetgeving dit toelaat.

22. Wijzigingen aan deze Privacyverklaring

ROOV kan deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken, bijvoorbeeld wanneer onze diensten, verwerkingen of wettelijke verplichtingen wijzigen.

De meest recente versie wordt beschikbaar gesteld via onze Website en/of ROOV-diensten.

Wanneer een wijziging belangrijk is voor de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken, informeren wij de betrokken personen op een passende wijze wanneer de toepasselijke wetgeving dit vereist.

Een wijziging van deze Privacyverklaring creëert op zichzelf geen nieuwe rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens.

23. Contact

Voor vragen over deze Privacyverklaring, de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten kan u contact opnemen met:

Augias Corp. NV
Xavier De Cocklaan 70 bus 2
9831 Deurle
België

E-mail: customercare@roov.app