Politique de confidentialité de ROOV

1. Qui sommes-nous ?

ROOV est développé et proposé par Augias Corp. NV, une société anonyme de droit belge, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0670.959.094, dont le siège social est établi Xavier De Cocklaan 70 boîte 2, 9831 Deurle, Belgique (ci-après « ROOV » ou « nous »).

Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité ou le traitement des données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :

E-mail : customercare@roov.app

2. À quoi s’applique la présente Politique de confidentialité ?

La présente Politique de confidentialité décrit la manière dont ROOV traite les données à caractère personnel lorsque ROOV agit elle-même en qualité de responsable du traitement.

C’est notamment le cas pour certains traitements liés :

• à la création et à la gestion des comptes utilisateurs ;
• à l’authentification et à la sécurisation des accès ;
• à l’utilisation et à la sécurité de ROOV Business et ROOV Budget ;
• à l’assistance aux clients et aux communications ;
• à la gestion des contrats, des clients et de la facturation ;
• au site web public de ROOV, notamment www.roov.app ;
• à la sécurité, à la journalisation et à la prévention de la fraude ;
• à l’analyse, au développement et à l’amélioration des Services ROOV ;
• à certains services financiers réglementés ;
• au marketing et aux communications commerciales ; et
• au respect des obligations légales et réglementaires de ROOV.

Les Clients de ROOV peuvent également utiliser les Services ROOV pour traiter des données à caractère personnel pour lesquelles le Client agit lui-même en qualité de responsable du traitement et ROOV intervient uniquement en qualité de sous-traitant.

C’est notamment généralement le cas des données à caractère personnel faisant partie des dossiers de personnes accompagnées qu’un Client gère via ROOV Business.

Pour ces traitements, le Client détermine les finalités du traitement ainsi que la base juridique applicable. Les informations relatives à la protection des données fournies par le Client concerné s’appliquent à ces traitements. La relation entre ROOV et le Client est, pour ces traitements, régie par un accord distinct relatif au traitement des données à caractère personnel.

3. Quelles données à caractère personnel ROOV traite-t-elle en qualité de responsable du traitement ?

En fonction de votre relation avec ROOV et des services que vous utilisez, ROOV peut notamment traiter les catégories suivantes de données à caractère personnel en qualité de responsable du traitement.

Données d’identification et de contact, telles que votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et vos coordonnées professionnelles.

Données relatives au Compte, telles que votre identifiant utilisateur, votre organisation, votre rôle, vos droits d’accès et les informations relatives à votre Compte.

Données d’authentification et de sécurité, telles que les informations relatives aux connexions, les méthodes d’authentification, l’authentification multifacteur, les événements de sécurité et les tentatives d’accès non autorisé.

Données techniques et d’utilisation, telles que l’adresse IP, la date et l’heure de l’accès, les informations relatives au navigateur et à l’appareil, les fonctionnalités utilisées, les actions effectuées et les données de journalisation technique.

Données professionnelles, telles que l’organisation pour laquelle vous travaillez, votre fonction, votre rôle professionnel et votre relation avec un Client.

Données relatives aux communications et à l’assistance, telles que les e-mails, demandes d’assistance, notifications et autres communications avec ROOV.

Données contractuelles et administratives, telles que les données relatives à un contrat, un abonnement, une facture, un paiement ou une relation commerciale avec ROOV.

Données de marketing, telles que vos coordonnées, vos préférences en matière de marketing, les informations relatives aux communications antérieures et vos interactions avec des newsletters, événements ou autres communications commerciales.

Données relatives au Site Web et données analytiques, telles que les informations relatives à votre visite sur notre Site Web et, le cas échéant, les données collectées au moyen de cookies ou de technologies similaires.

Lorsque vous utilisez vous-même un service financier réglementé de ROOV, ROOV peut également traiter des données financières, telles que des données d’identification de comptes, des informations relatives aux comptes et des données de transaction, dans la mesure nécessaire au service concerné.

4. D’où proviennent les données à caractère personnel ?

ROOV peut obtenir des données à caractère personnel :

• directement auprès de vous ;
• auprès d’un Client qui crée un Compte pour vous, vous invite ou vous accorde un accès ;
• auprès de votre employeur ou de votre organisation ;
• automatiquement lorsque vous utilisez les Services ROOV ou le Site Web ;
• par l’intermédiaire de systèmes d’authentification, de sécurité ou d’autres systèmes techniques ;
• auprès de prestataires de services qui assistent ROOV dans la fourniture de ses services ;
• par l’intermédiaire d’outils de marketing, de communication et d’analyse ; et
• le cas échéant, auprès d’établissements financiers ou d’autres sources de données avec lesquels vous établissez une connexion autorisée.

Lorsque les données à caractère personnel ne sont pas obtenues directement auprès de vous, nous ne les traitons que lorsqu’une base juridique valable existe à cet effet.

5. Pourquoi traitons-nous des données à caractère personnel et sur quelle base juridique ?

ROOV ne traite des données à caractère personnel en qualité de responsable du traitement que pour des finalités déterminées et lorsqu’une base juridique valable existe à cet effet.

Lorsqu’un traitement est fondé sur l’intérêt légitime de ROOV, nous évaluons si nos intérêts prévalent sur vos intérêts, droits fondamentaux et libertés fondamentales.

Lorsqu’un traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez retirer celui-ci à tout moment. Ce retrait n’affecte pas la licéité du traitement effectué avant le retrait de votre consentement.

6. Quelles données sont nécessaires ?

Certaines données à caractère personnel sont nécessaires pour pouvoir utiliser ROOV.

Ainsi, certaines données d’identification, de contact et d’authentification sont nécessaires pour créer un Compte, identifier un Utilisateur et sécuriser l’accès à ROOV.

Si vous ne fournissez pas ces données nécessaires, il se peut que nous ne puissions pas créer de Compte ou mettre certains Services ROOV à votre disposition.

D’autres données à caractère personnel sont facultatives. Lorsque cela est pertinent, cette information est communiquée au moment de leur collecte.

7. Données à caractère personnel gérées par un Client

Un Client peut utiliser ROOV pour gérer des données à caractère personnel concernant des personnes accompagnées, des personnes protégées, des clients de ce Client ou d’autres personnes concernées.

ROOV traite généralement ces données uniquement pour le compte et sur instruction du Client. Pour ces traitements, le Client est le responsable du traitement et ROOV agit en qualité de sous-traitant.

Le Client est alors notamment responsable de la finalité et de la base juridique du traitement, de la détermination des personnes ayant accès aux données, de la communication des informations requises en matière de protection des données et du traitement des demandes des personnes concernées.

Lorsqu’une personne concernée demande directement à ROOV d’accéder à des données à caractère personnel figurant dans un tel dossier, de les rectifier, de les effacer, d’en limiter le traitement ou d’exercer un autre droit, ROOV transmet en principe cette demande au Client concerné ou la traite en concertation avec celui-ci, dès lors que ce Client agit en qualité de responsable du traitement.

8. ROOV Budget

Via ROOV Budget, un Utilisateur peut consulter des informations mises à disposition par l’intermédiaire d’un Client et partager avec un Client des informations, des données financières ou des documents.

Lorsque vous partagez des données avec un Client via ROOV Budget, celles-ci peuvent être intégrées au dossier ou aux registres administratifs gérés par ce Client.

Dans la mesure où le Client détermine ensuite les finalités du traitement de ces données, il agit en qualité de responsable du traitement pour ce traitement.

La clôture de votre Compte, la fin de votre accès à ROOV Budget ou la fin d’une connexion spécifique à une source de données n’entraîne donc pas automatiquement la suppression des informations précédemment partagées avec le Client dans le dossier ou les registres administratifs gérés par celui-ci.

Pour toute question concernant le traitement ultérieur ou la conservation de ces données, vous pouvez contacter le Client concerné.

9. Données bancaires et services financiers réglementés

Certains Services ROOV peuvent permettre d’obtenir auprès d’établissements financiers des informations relatives à des comptes de paiement.

Lorsque ROOV fournit elle-même un service réglementé d’information sur les comptes, ROOV traite les données à caractère personnel nécessaires à l’exécution de ce service et au respect des obligations légales et réglementaires qui lui sont applicables.

Cela peut notamment concerner :

• les données d’identification des comptes ;
• les informations relatives aux titulaires des comptes ;
• les soldes ;
• les transactions ; et
• d’autres informations mises à disposition par l’établissement financier concerné via la connexion autorisée.

L’accès à un compte de paiement n’a lieu qu’après l’accomplissement des étapes requises conformément à la réglementation applicable.

Les Conditions générales d’utilisation et la présente Politique de confidentialité ne valent pas, à elles seules, consentement à l’accès à un compte de paiement.

Pour certains services financiers réglementés, ROOV peut fournir des informations complémentaires spécifiques concernant le traitement concerné.

10. Intelligence artificielle et développement de produits

ROOV peut utiliser les données à caractère personnel pour lesquelles elle agit elle-même en qualité de responsable du traitement à des fins d’analyse et de développement de produits, ainsi que pour développer, tester, entraîner, évaluer et améliorer des algorithmes internes et des modèles d’intelligence artificielle.

Cela peut notamment avoir pour objectif de :

• améliorer les fonctionnalités existantes ;
• améliorer la précision des résultats automatisés ;
• développer de nouvelles fonctionnalités ;
• identifier des erreurs et des anomalies ;
• améliorer la convivialité et les performances de ROOV ; et
• renforcer la sécurité et la fiabilité des Services ROOV.

ROOV limite les données à caractère personnel utilisées à ces fins à ce qui est raisonnablement nécessaire au regard de la finalité concernée. Dans la mesure du possible, les données à caractère personnel sont agrégées, pseudonymisées ou anonymisées.

La durée de conservation des données utilisées à des fins de développement, d’analyse ou d’entraînement dépend notamment de l’objectif de développement concerné, de la nature des données, du cycle de vie du modèle ou de la fonctionnalité et de la nécessité de tester, valider ou reproduire les résultats. Les données à caractère personnel ne sont pas conservées plus longtemps que ce qui est raisonnablement nécessaire à ces fins.

ROOV ne prend actuellement aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à l’égard d’une personne ou l’affectant de manière significative de façon similaire.

Si ROOV devait à l’avenir recourir à une telle prise de décision, elle en informerait les personnes concernées conformément à la législation applicable.

11. Site Web, analyse et cookies

Lorsque vous visitez notre Site Web, ROOV peut traiter certaines données techniques et analytiques afin de mettre le Site Web à disposition, de le sécuriser et d’en analyser l’utilisation.

Dans la mesure où l’utilisation de cookies ou de technologies similaires nécessite un consentement en vertu de la législation applicable, ces technologies ne sont utilisées qu’après obtention du consentement requis.

De plus amples informations concernant les cookies et technologies similaires utilisés, leurs finalités, leurs fournisseurs et leurs durées de conservation figurent dans notre Politique relative aux cookies distincte.

12. Marketing direct

ROOV peut utiliser des données à caractère personnel pour informer les Clients existants et potentiels, les Utilisateurs Professionnels et d’autres contacts professionnels pertinents au sujet de ses services, nouvelles fonctionnalités, événements, formations et autres évolutions pertinentes.

Cela n’a lieu que lorsqu’une base juridique valable existe à cet effet.

Lorsque la loi l’exige, nous demandons préalablement votre consentement. Dans les autres cas, ROOV peut fonder le marketing direct sur son intérêt légitime, dans la mesure où la législation applicable le permet.

Vous pouvez à tout moment vous désabonner de nos communications électroniques de marketing direct au moyen du lien de désinscription figurant dans le message concerné ou en nous contactant à l’adresse customercare@roov.app.

Lorsque vous vous opposez au marketing direct, nous n’utilisons plus vos données à caractère personnel à cette fin. Des données limitées peuvent néanmoins être conservées afin de conserver la trace de votre désinscription ou de votre opposition et de continuer à la respecter.

13. Avec qui partageons-nous les données à caractère personnel ?

ROOV peut partager les données à caractère personnel pour lesquelles elle agit en qualité de responsable du traitement avec des tiers lorsque cela est nécessaire au traitement concerné.

Il peut notamment s’agir :

• des collaborateurs et préposés de ROOV qui ont besoin de ces données dans le cadre de leurs fonctions ;
• des fournisseurs de services d’hébergement et d’infrastructure ;
• des fournisseurs de services d’authentification et de sécurité ;
• des fournisseurs de services de communication, de marketing, d’analyse et d’assistance aux clients ;
• des prestataires de services de facturation, de comptabilité et de paiement ;
• des fournisseurs de services informatiques et de logiciels ;
• des conseillers professionnels, tels que des avocats, comptables et auditeurs ;
• des établissements financiers ou infrastructures financières lorsque cela est nécessaire à un service financier utilisé ; et
• des autorités publiques, autorités de contrôle, juridictions ou autres autorités compétentes lorsque ROOV est légalement tenue de communiquer des données.

Lorsqu’un tiers traite des données à caractère personnel pour le compte de ROOV, ROOV conclut, lorsque cela est requis, des accords contractuels appropriés en matière de protection des données.

14. Les données à caractère personnel sont-elles traitées en dehors de l’EEE ?

Certains prestataires de services de ROOV peuvent traiter des données à caractère personnel en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »).

Lorsque des données à caractère personnel sont transférées vers un pays situé en dehors de l’EEE, ce transfert n’a lieu que lorsqu’il repose sur un mécanisme de transfert valable conformément à la législation applicable en matière de protection des données.

ROOV peut notamment s’appuyer sur :

• une décision d’adéquation de la Commission européenne ;
• des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ; ou
• un autre mécanisme de transfert autorisé par la loi.

Lorsque cela est nécessaire, nous prenons des mesures complémentaires afin de garantir un niveau de protection approprié.

Vous pouvez contacter customercare@roov.app pour obtenir de plus amples informations concernant les garanties applicables et, le cas échéant, la manière d’en obtenir une copie.

15. Combien de temps ROOV conserve-t-elle les données à caractère personnel ?

ROOV ne conserve les données à caractère personnel pour lesquelles elle agit en qualité de responsable du traitement que pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, sauf lorsqu’une durée de conservation plus longue est requise ou justifiée par la loi.

En principe, les durées de conservation et critères suivants s’appliquent :

• Les données relatives aux Comptes, à l’utilisation, à la sécurité et à l’assistance sont conservées tant que le Compte est actif ou que la relation concernée est en cours, puis en principe pendant une durée maximale de trois (3) ans. Les données nécessaires à une enquête relative à une fraude, à un incident de sécurité, à une plainte, à un litige ou à une action en justice peuvent être conservées plus longtemps, aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire.
• Les données contractuelles, administratives, de facturation et comptables sont conservées pendant la durée de la relation concernée, puis pendant les délais légaux de conservation applicables, qui peuvent dans certains cas atteindre dix (10) ans.
• Les données de marketing et de prospection sont conservées tant qu’il existe une relation commerciale ou une interaction pertinente, puis en principe pendant une durée maximale de trois (3) ans, sauf si vous vous y opposez plus tôt ou retirez votre consentement. Des données limitées peuvent être conservées plus longtemps lorsque cela est nécessaire pour conserver la trace d’une désinscription ou d’une opposition et continuer à la respecter.
• Les données utilisées à des fins d’analyse interne, de développement de produits ou pour développer, tester, entraîner ou évaluer des algorithmes internes ou des modèles d’intelligence artificielle sont conservées aussi longtemps que cela est raisonnablement nécessaire à la finalité concernée. ROOV tient notamment compte à cet égard de la nature des données, de l’objectif de développement ou d’entraînement, du cycle de vie de la fonctionnalité ou du modèle concerné et de la nécessité de pouvoir tester, valider ou reproduire les résultats.

Lorsque ROOV intervient uniquement en qualité de sous-traitant pour un Client, les durées de conservation applicables sont déterminées par le Client et par les accords conclus entre ROOV et ce Client.

16. Comment protégeons-nous les données à caractère personnel ?

ROOV met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données à caractère personnel contre tout traitement non autorisé ou illicite, ainsi que contre la perte, la destruction ou l’altération accidentelle et contre tout accès non autorisé.

En fonction du traitement concerné, ces mesures comprennent notamment :

• des contrôles d’accès ;
• des comptes utilisateurs personnels ;
• des mesures d’authentification renforcées ;
• l’authentification multifacteur ;
• le chiffrement ;
• la journalisation et la surveillance ;
• des sauvegardes ;
• des procédures de sécurité et de gestion des incidents ; et
• des mesures organisationnelles en matière de protection des données et de sécurité de l’information.

17. Quels sont vos droits ?

Lorsque ROOV agit en qualité de responsable du traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez notamment, dans la mesure prévue par la législation applicable, du droit de :

• recevoir des informations concernant le traitement de vos données à caractère personnel ;
• accéder à vos données à caractère personnel ;
• faire rectifier les données à caractère personnel inexactes ;
• faire compléter les données à caractère personnel incomplètes ;
• demander l’effacement de données à caractère personnel ;
• vous opposer à certains traitements ;
• recevoir, dans certains cas, vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ;
• retirer un consentement donné ; et
• exercer les droits applicables en matière de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé.

Ces droits ne sont pas absolus. Des exceptions ou limitations légales peuvent s’appliquer en fonction du traitement concerné et des circonstances.

18. Droit d’opposition

Lorsque ROOV traite des données à caractère personnel sur la base de son intérêt légitime, vous pouvez vous opposer à ce traitement pour des raisons tenant à votre situation particulière.

ROOV cessera alors de traiter les données à caractère personnel concernées à cette fin, à moins qu’elle ne démontre l’existence de motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou que le traitement ne soit nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice.

Lorsque des données à caractère personnel sont traitées à des fins de marketing direct, vous pouvez vous opposer à tout moment à ce traitement. À la suite d’une telle opposition, vos données à caractère personnel ne seront plus utilisées à des fins de marketing direct.

19. Comment exercer vos droits ?

Lorsque ROOV agit en qualité de responsable du traitement pour le traitement concerné, vous pouvez adresser votre demande à :

customercare@roov.app

Nous pouvons demander des informations complémentaires lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour vérifier votre identité et protéger les données à caractère personnel contre tout accès non autorisé.

Lorsque votre demande concerne des données à caractère personnel pour lesquelles un Client agit en qualité de responsable du traitement et ROOV intervient uniquement en qualité de sous-traitant, ce Client est responsable du traitement de votre demande. Dans ce cas, ROOV ne décide pas de manière autonome de l’accès aux données, de leur rectification, de leur effacement, de la limitation de leur traitement ou de l’exercice d’un autre droit.

Nous pouvons dans ce cas transmettre votre demande au Client concerné ou vous demander de prendre directement contact avec celui-ci. Pour le traitement ultérieur de ces demandes, ROOV agira conformément à la législation applicable et aux instructions valables du Client concerné.

Lorsqu’une personne concernée fait l’objet d’une mesure de protection légale, judiciaire ou autre, la manière dont elle peut exercer ses droits en matière de protection des données dépend de la nature et de l’étendue de cette mesure de protection. Lorsque la législation applicable le prévoit, ces droits peuvent être exercés par une personne habilitée ou avec l’assistance de celle-ci, par exemple un parent, un tuteur, un administrateur de biens ou un autre représentant légal.

ROOV peut demander des informations ou justificatifs raisonnables afin de vérifier si la personne concernée peut introduire elle-même la demande ou si un représentant est habilité à agir en son nom. L’existence d’une mesure de protection ne signifie pas automatiquement que la personne concernée ne peut pas exercer elle-même ses droits en matière de protection des données.

Une demande d’effacement n’entraîne pas automatiquement la suppression des données à caractère personnel. Le droit à l’effacement ne s’applique que dans les conditions et limites prévues par la législation applicable. Lorsque les données à caractère personnel concernées sont traitées sous la responsabilité d’un Client, celui-ci évalue la demande en sa qualité de responsable du traitement.

20. Délégué à la protection des données

ROOV a désigné un délégué à la protection des données (« DPO »).

Pour toute question relative à la protection des données ou pour contacter le DPO, vous pouvez utiliser l’adresse suivante :

E-mail : customercare@roov.app

Les messages destinés au DPO lui sont transmis en interne.

21. Plainte auprès d’une autorité de contrôle

Si vous estimez que vos données à caractère personnel ne sont pas traitées conformément à la législation applicable, vous pouvez à tout moment contacter ROOV ou notre DPO.

Vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle compétente.

En Belgique, vous pouvez vous adresser à :

Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35
1000 Bruxelles
Belgique

Vous pouvez également introduire une plainte auprès d’une autre autorité de contrôle compétente lorsque la législation applicable le permet.

22. Modifications de la présente Politique de confidentialité

ROOV peut mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre, par exemple lorsque nos services, nos traitements ou nos obligations légales évoluent.

La version la plus récente est mise à disposition via notre Site Web et/ou les Services ROOV.

Lorsqu’une modification est importante au regard de la manière dont nous traitons les données à caractère personnel, nous en informons les personnes concernées de manière appropriée lorsque la législation applicable l’exige.

Une modification de la présente Politique de confidentialité ne crée pas, en elle-même, une nouvelle base juridique pour le traitement de données à caractère personnel.

23. Contact

Pour toute question concernant la présente Politique de confidentialité, le traitement de vos données à caractère personnel ou l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter :

Augias Corp. NV
Xavier De Cocklaan 70 boîte 2
9831 Deurle
Belgique

E-mail : customercare@roov.app