Lorsque vous êtes désigné comme administrateur familial, contactez la banque dès que possible. Vous lui indiquez que vous avez été désigné comme administrateur (la banque demandera probablement la décision du juge) et vous lui demandez de confirmer quels comptes possède la personne protégée. Vous ne savez pas exactement quels comptes possède la personne protégée ? Dans ce cas, le juge de paix peut effectuer cette recherche pour vous.
Au moment de votre désignation comme administrateur, la personne protégée dispose probablement déjà de son propre compte à vue et d’un compte d’épargne. La banque vous donnera accès à ces comptes et limitera l’accès de la personne protégée au compte d’épargne.
Le compte à vue peut devenir le compte destiné à l’argent de vie quotidienne, sur lequel vous pouvez verser un montant pour les dépenses courantes et auquel la personne protégée a également accès.
Il est également conseillé d’ouvrir un compte de gestion. Il s’agit de votre « compte de travail ». Les revenus de la personne protégée y sont versés et vous pouvez utiliser ce compte pour payer les dépenses importantes.
Dès votre désignation comme administrateur, vous êtes tenu de tenir une comptabilité simplifiée. Cela signifie que vous devez suivre de manière précise et détaillée les revenus et les dépenses de la personne protégée. Vous devrez également introduire le résultat de cette comptabilité dans le rapport annuel du CRBP.
Comment les différents comptes sont-ils traités correctement dans le CRBP ?
1. Le compte de gestion
Il s’agit de la base de votre comptabilité et de vos activités en tant qu’administrateur. En tant qu’administrateur, vous ouvrez un compte auquel, en principe, vous seul avez accès et sur lequel les revenus, tels que les pensions ou allocations, sont versés.
Le juge de paix vous demandera de catégoriser correctement les revenus et dépenses du compte de gestion. Chaque revenu et chaque dépense de ce compte doit recevoir une catégorie claire, conformément à la structure reprise dans le CRBP. Vous avez le choix d’introduire les transactions de votre compte de manière annuelle ou mensuelle. Il peut être utile de tenir votre comptabilité sur une base mensuelle et de l’introduire régulièrement dans le CRBP.
2. Le compte d’épargne
En plus du compte à vue, il peut également exister un compte d’épargne auquel vous avez, en tant qu’administrateur, un accès exclusif. Ce compte fait également entièrement partie de la comptabilité de l’administration. S’il existe certains revenus, par exemple sous forme d’intérêts, vous devez également les encoder correctement (dans la catégorie « Revenus – Intérêts »). Comme pour le compte de gestion, vous devez introduire dans le CRBP le solde de début et de fin de ce compte.
En tant qu’administrateur, vous pouvez généralement uniquement transférer des montants vers le compte d’épargne. Si vous souhaitez transférer des montants du compte d’épargne vers le compte de gestion, vous devez souvent demander l’autorisation du juge de paix.
En outre, de nombreux juges de paix exigent que tous les montants présents sur le compte à vue au-delà d’un certain seuil soient transférés. Dans de nombreux cantons, ce montant est fixé à 5.000 €, mais il peut être plus bas (parfois seulement 3.000 €) ou plus élevé (par exemple 7.000 €). Certains juges demandent une preuve d’un transfert automatique afin que tous les montants dépassant cette limite soient automatiquement transférés vers le compte d’épargne.
Dans certains cas, cette règle peut poser problème. Imaginons que les revenus de la personne protégée soient généralement versés le 25 du mois, mais que les frais d’une maison de repos doivent être payés le 27 du mois. Le montant présent sur le compte de gestion peut alors temporairement dépasser les 5.000 €. Si un transfert automatique a lieu à ce moment-là, il se peut qu’il ne reste plus suffisamment d’argent sur le compte de gestion pour payer la maison de repos.
Vous êtes dans une telle situation ? Informez-en alors le juge de paix ou le greffier afin qu’ils puissent réfléchir avec vous à la meilleure solution.
3. Le compte d’argent de vie quotidienne
Une personne protégée dispose souvent de son propre compte lui permettant d’effectuer de petits achats. Les banques proposent généralement des comptes spécialisés pour les personnes protégées, leur permettant d’effectuer des paiements sans pouvoir passer en négatif.
Vous enregistrez le transfert du compte de gestion vers ce compte dans la catégorie « Montants mis à disposition de la personne protégée ». En principe, vous ne devez pas catégoriser chaque dépense séparément, mais vous devez bien reprendre le solde de début et de fin dans le rapport annuel du CRBP. Gardez toutefois à l’esprit que certains juges de paix appliquent des règles légèrement différentes.
4. Le compte-titres
La personne protégée possède-t-elle des investissements, comme une branche 21, des obligations ou des actions ? Mentionnez alors également ces comptes et les revenus qui y sont liés dans le rapport annuel. Essayez autant que possible de vous limiter aux plus-values « réalisées ». De cette manière, vous évitez des adaptations importantes lorsque la valorisation de certains produits d’investissement fluctue.
Qu’en est-il des transferts entre les différents comptes ? Si vous transférez des montants entre le compte de gestion et le compte d’épargne, vous pouvez les encoder dans la catégorie « Transfers » du CRBP. Si vous versez des montants du compte de gestion vers le compte d’argent de vie quotidienne, il est préférable de les placer sous « montants mis à disposition de la personne protégée » — dans ce cas, vous ne devez pas catégoriser le compte d’argent de vie quotidienne (afin d’éviter un risque de duplication).
Comme beaucoup d’autres administrateurs familiaux, avez-vous besoin d’une gestion plus simple ? Grâce au logiciel ROOV, la gestion financière est largement automatisée. Le logiciel se connecte de manière sécurisée au compte de gestion et reconnaît automatiquement les catégories correctes pour la plupart des revenus et dépenses. Lorsque le moment du rapport annuel arrive, celui-ci peut également être entièrement réalisé via ROOV.
