Lorsque vous êtes désigné comme Administrateur de biens familial, contactez la banque le plus rapidement possible. Informez-la que vous êtes le nouvel Administrateur de biens (la banque demandera probablement la décision du juge) et demandez-lui de confirmer les comptes dont dispose la personne protégée. Vous ne savez pas auprès de quelles banques la personne protégée est cliente ? Le juge de paix peut le rechercher pour vous.
Lors de votre désignation comme Administrateur de biens, la personne protégée dispose probablement déjà de son propre compte à vue et d’un compte d’épargne. La banque vous donnera accès à ces comptes et limitera l’accès de la personne protégée au compte d’épargne.
Le compte à vue existant peut devenir le compte d’argent de vie, sur lequel vous pouvez, en tant qu’Administrateur de biens, verser un montant destiné aux dépenses quotidiennes et auquel la personne protégée a également accès.
Il est ensuite préférable d’ouvrir également un compte de gestion. Il s’agit de votre « compte de travail ». Les revenus de la personne protégée y sont versés et vous pouvez, en tant qu’Administrateur de biens, y payer vous-même les dépenses importantes.
À partir du moment où vous êtes désigné comme Administrateur de biens, vous êtes tenu de tenir une comptabilité simplifiée. Cela signifie que vous devez suivre de manière précise et détaillée les revenus et les dépenses de la personne protégée. Vous devrez également reprendre le résultat de cette comptabilité dans le rapport annuel du RCPP.
Comment les différents comptes sont-ils traités correctement dans le RCPP ?
1. Le compte de gestion
Il constitue la base de votre comptabilité et de vos activités en tant qu’Administrateur de biens. En tant qu’Administrateur de biens, vous ouvrez un compte auquel, en principe, vous seul avez accès et sur lequel sont versés les revenus, tels que la pension ou les allocations.
Le juge de paix vous demandera de catégoriser correctement les revenus et les dépenses du compte de gestion. Chaque revenu et chaque dépense sur ce compte doit recevoir une catégorie claire, selon la structure prévue dans le RCPP. Vous pouvez choisir d’encoder les transactions de votre compte annuellement ou mensuellement. Il peut être utile de tenir la comptabilité sur une base mensuelle et de l’encoder dans le RCPP.
2. Le compte d’épargne
En plus du compte à vue, il peut également y avoir un compte d’épargne, auquel vous avez, en tant qu’Administrateur de biens, un accès exclusif. Ce compte fait lui aussi entièrement partie de la comptabilité de l’administration. S’il existe certains revenus, par exemple sous forme d’intérêts, vous devez également les encoder correctement (dans la catégorie « Revenus – Intérêts »). Comme pour le compte de gestion, vous devez introduire dans le RCPP le solde initial et le solde final de ce compte.
En tant qu’Administrateur de biens, vous ne pouvez généralement transférer des montants que vers le compte d’épargne. Si vous souhaitez transférer des montants du compte d’épargne vers le compte de gestion, vous devez souvent demander l’autorisation du juge de paix.
Par ailleurs, de nombreux juges de paix exigent que tous les montants se trouvant sur le compte à vue au-delà d’un certain seuil soient transférés. Dans de nombreux cantons, ce seuil est de 5.000 €, mais il peut parfois être plus bas (parfois seulement 3.000 €) ou plus élevé (par exemple 7.000 €). Certains juges de paix demandent la preuve d’un virement automatique, afin que tous les montants dépassant la limite soient automatiquement transférés vers le compte à vue.
Dans certains cas, cette règle peut poser problème. Supposons que les revenus de la personne protégée soient généralement versés le 25e jour du mois, mais que les frais d’une maison de repos doivent être payés le 27e jour du mois. Le montant sur le compte de gestion peut alors temporairement dépasser 5.000 €. Si un virement automatique est effectué à ce moment-là, il se peut qu’il ne reste plus assez d’argent sur le compte de gestion pour payer la maison de repos.
Vous vous trouvez dans une telle situation ? Signalez-le au juge de paix ou au greffier, afin qu’ils puissent réfléchir avec vous à la meilleure manière de procéder.
3. Le compte d’argent de vie
Une personne protégée dispose souvent de son propre compte pour effectuer de petits achats. Les banques proposent généralement des comptes spécialisés pour les personnes protégées, qui leur permettent d’effectuer des paiements sans pouvoir passer en négatif.
Vous comptabilisez le virement du compte de gestion vers ce compte dans la catégorie « Montants mis à disposition de la personne protégée ». En principe, vous ne devez pas catégoriser chaque dépense séparément, mais vous devez reprendre le solde initial et le solde final dans le rapport annuel du RCPP. Gardez toutefois à l’esprit que certains juges de paix appliquent cette règle de manière légèrement différente.
4. Le compte-titres
La personne protégée possède-t-elle des investissements, comme une branche 21, des obligations ou des actions ? Mentionnez également ces comptes et les revenus qui en découlent dans le rapport annuel. Essayez autant que possible de vous limiter aux plus-values « réalisées ». Vous éviterez ainsi des ajustements importants lorsque la valorisation de certains produits d’investissement fluctue.
Qu’en est-il des transferts entre les différents comptes ? Si vous transférez des montants entre le compte de gestion et le compte d’épargne, vous pouvez les encoder dans la catégorie « Transferts » du RCBPP. Si vous versez des montants du compte de gestion vers le compte d’argent de vie, il est préférable de les reprendre sous « montants mis à disposition de la personne protégée » ; dans ce cas, vous ne devez pas catégoriser le compte d’argent de vie, sans quoi il existe un risque de duplication.
Comme de nombreux autres Administrateurs de biens familiaux, avez-vous besoin d’une gestion plus simple ? Avec le logiciel de ROOV, la gestion financière est largement automatisée. Le logiciel se connecte en toute sécurité au compte de gestion et reconnaît lui-même les bonnes catégories pour la plupart des revenus et des dépenses. Lorsque le moment du rapport annuel arrive, celui-ci peut également être établi entièrement via ROOV.
