Welke rekeningen moeten gecategoriseerd worden in de boekhouding van familiale bewindvoering?

Wanneer je aangesteld bent als familiaal bewindvoerder, contacteer dan zo snel mogelijk de bank. Je laat hen weten dat je bent aangesteld als bewindvoerder (waarschijnlijk vraagt de bank naar de beschikking van de rechter), en vraagt hen te bevestigen welke rekeningen de beschermde persoon heeft. Weet je niet welke rekeningen de beschermde persoon juist heeft? Dan kan de vrederechter dit voor je opzoeken.

Bij je aanstelling als bewindvoerder heeft de beschermde persoon waarschijnlijk al eigen zichtrekening en spaarrekening. De bank zal je hier toegang toe geven, en de toegang van de beschermde persoon tot de spaarrekening beperken.

De zichtrekening kan de leefgeldrekening worden, waarop je als bewindvoerder een bedrag kan storten voor alledaagse uitgaven en waartoe de beschermde persoon ook toegang heeft.

Je opent dan best ook een beheersrekening. Dit is jouw ‘werkrekening’. De inkomsten van de beschermde persoon worden hierop gestort, en je kan hier als bewindvoerder zelf de grote uitgaven van betalen.

Vanaf het moment dat je aangesteld bent als bewindvoerder, ben je verplicht om een vereenvoudigde boekhouding te voeren. Dat betekent dat je nauwgezet en gedetailleerd de inkomsten en de uitgaven van de beschermde persoon bijhoudt. Je zal het resultaat van deze boekhouding ook ingeven in het jaarverslag in het CRBP.

Hoe worden de verschillende rekeningen in het CRBP juist behandeld?

1. De beheersrekening

Dit is de basis van je boekhouding en van je activiteiten als bewindvoerder. Als bewindvoerder open je een rekening waar in principe alleen jij bij kan, en waarop de inkomsten, zoals pensioen of tegemoetkomingen, worden gestort.

De vrederechter zal je vragen om de inkomsten en uitgaven op de beheersrekening correct te categoriseren. Elke inkomst en elke uitgave op deze rekening moet een duidelijke categorie krijgen, volgens de structuur die je terugvindt in het CRBP. Je hebt de keuze om de transacties op je rekening jaarlijks of maandelijks in te geven. Het kan helpen om de boekhouding op maandelijkse basis bij te houden en in te geven in het CRBP.

2. De spaarrekening

Naast de zichtrekening kan er ook een spaarrekening zijn, waar jij als bewindvoerder exclusief toegang toe hebt. Ook deze rekening hoort volledig thuis in de boekhouding van het bewind. Als er bepaalde inkomsten zijn, bijvoorbeeld in de vorm van interesten, hoor je dit ook correct in te geven (onder de categorie “Inkomsten – Interesten”). Net zoals bij de beheersrekening, moet je in het CRBP het begin- en eindsaldo van deze rekening invoeren.

Als bewindvoerder mag je typisch enkel bedragen overschrijven náár de spaarrekening. Als je bedragen wil overboeken vanop de spaarrekening naar de beheersrekening, moet je daar vaak toestemming van de vrederechter voor vragen.

Bovendien eisen veel vrederechters dat alle bedragen die op de zichtrekening staan boven een bepaald bedrag worden overgeboekt. In veel kantons is dit €5,000, maar in sommige gevallen is dit lager (soms zelfs maar €3,000), of hoger (zoals €7,000). Sommige vrederechters vragen een bewijs van een automatische overboeking, zodat alle bedragen boven de limitiet automatisch overgeboekt worden naar de zichtrekening.

In sommige gevallen kan deze regel problemen veroorzaken. Stel dat de inkomsten van de beschermde persoon typisch gestort worden op de 25^e dag van de maand, maar de kosten van bijvoorbeeld een woonzorgcentrum betaald moeten worden op de 27^e dag van de maand. Dan kan het zijn dat het bedrag op de beheersrekening tijdelijk de €5,000 overschrijdt. Als er dan een automatische overboeking plaatsvindt, kan het zijn dat je niet meer genoeg geld op de beheersrekening hebt staan om het woonzorgcentrum te betalen.

Zit je in zo’n situatie? Laat het dan even aan de vrederechter of griffier weten, en zij kunnen samen met jou nadenken over hoe je dit het beste aanpakt.

3. De leefgeldrekening

Een beschermde persoon heeft vaak een eigen rekening waarmee zij kleine aankopen kunnen doen. Banken bieden typisch gespecialiseerde rekeningen aan voor beschermde personen, waarmee zij betalingen kunnen doen, maar niet onder nul kunnen gaan.

Jij boekt de overschrijving van de beheerrekening naar deze rekening als categorie ‘Bedragen ter beschikking gesteld van de beschermde persoon’. Je hoeft in principe niet elke uitgave apart te categoriseren, maar wel het begin- en eindsaldo in het jaarverslag van het CRBP op te nemen. Hou er wel rekening mee dat sommige vrederechters hier licht anders mee omgaan.

4. De effectenrekening

Heeft de beschermde persoon investeringen, zoals een tak-21, obligaties, of aandelen? Vermeld deze rekeningen en de inkomsten ervan dan ook zeker in het jaarverslag. Probeer je zo veel mogelijk te beperken tot ‘gerealiseerde’ meerwaarden. Op deze manier vermijd je significante aanpassingen wanneer de waardering van bepaalde beleggingsproducten fluctueren.

Wat met overboekingen tussen de verschillende rekeningen? Als je bedragen overschrijft tussen de beheersrekening en de spaarrekening, kan je dit invoeren in de categorie “Transfers” van het CRBP. Als je bedragen stort van de beheersrekening naar de leefgeldrekening, zet je dit best onder “bedragen ter beschikking gesteld van de beschermde persoon” – en dan moet je de leefgeldrekening ook niet categoriseren (anders is er een risico voor duplicatie).

Heb jij net zoals vele andere familiale bewindvoerders nood aan een makkelijker beheer? Met de software van ROOV wordt het financiële beheer grotendeels geautomatiseerd. De software koppelt veilig met de beheerrekening en herkent zelf de juiste categorieën voor de meeste inkomsten en uitgaven. Zodra het tijd is voor je jaarverslag kan dit ook volledig via ROOV worden opgemaakt.